Datenschutz

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Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserer Website. Den Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen nehmen wir sehr ernst. Auf dieser Seite haben wir für Sie zusammengefasst, wie wir mit Ihren persönlichen Daten umgehen. Unter personenbezogenen Daten sind sämtliche Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Wir messen dem Datenschutz große Bedeutung bei. Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geschieht unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Bei sämtlichen Personenbezeichnungen sind immer alle Geschlechter gemeint.

1. Verantwortlicher

Betreiber der Website und Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die

Special Olympics World Games Berlin 2023 Organizing Committee gGmbH
Gerichstraße 51
13347 Berlin
CEO Sven Albrecht
HRB 213977 B - Amtsericht Charlottenburg

Telefon: +49 (0)30 629 33 66-0
E-Mail: datenschutz@berlin2023.org

Sofern Sie der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer Daten durch uns nach Maßgabe dieser Datenschutzbestimmungen insgesamt oder für einzelne Maßnahmen widersprechen wollen, können Sie Ihren Widerspruch an den Verantwortlichen richten.

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, sofern nachfolgend nicht anders angegeben, zum Zweck des Betriebs der Website und für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen. Bitte beachten Sie, dass für die Registrierung von Teilnehmern separate Datenschutzhinweise gelten, die hier abrufbar sind.

3. Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten

 Im Folgenden finden Sie nähere Informationen dazu, welche personenbezogenen Daten erhoben werden und wie diese verarbeitet werden.

3.1 Hosting

Die von uns in Anspruch genommenen Hosting-Leistungen dienen der Zurverfügungstellung der folgenden Leistungen: Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste, Sicherheitsleistungen sowie technische Wartungsleistungen, die wir zum Zweck des Betriebs der Website einsetzen.

Hierbei verarbeiten wir Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten von Besuchern dieser Website auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Zurverfügungstellung unserer Website gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO i.V.m. Art. 38 DSGVO. Die hierfür genutzten Server befinden sich nur in Deutschland bzw. Europa.

3.2 Zugriffsdaten

Wir sammeln Informationen über Sie, wenn Sie diese Website nutzen. Wir erfassen automatisch Informationen über Ihr Nutzungsverhalten und Ihre Interaktion mit uns und registrieren Daten zu Ihrem Computer oder Mobilgerät. Wir erheben, speichern und nutzen Daten über jeden Zugriff auf unsere Website (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören:

  • Name und URL der abgerufenen Daten
  • Datum und Uhrzeit des Abrufs 
  • übertragene Datenmenge 
  • Meldung über erfolgreichen Abruf (HTTP response code) 
  • Browsertyp und Browserversion 
  • Betriebssystem 
  • Referer URL (d.h. die zuvor besuchte Seite) 
  • Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden 
  • Internet-Service-Provider des Nutzers 
  • IP-Adresse und der anfragende Provider

Wir nutzen diese Protokolldaten ohne Zuordnung zu Ihrer Person oder sonstiger Profilerstellung für statistische Auswertungen zum Zweck des Betriebs, der Sicherheit und der Optimierung unserer Website, aber auch zur anonymen Erfassung der Anzahl der Besucher auf unserer Website (traffic) sowie zum Umfang und zur Art der Nutzung unserer Website und Dienste, ebenso zu Abrechnungszwecken, um die Anzahl der von Kooperationspartnern erhaltenen Clicks zu messen. Aufgrund dieser Informationen können wir personalisierte und standortbezogene Inhalte zur Verfügung stellen und den Datenverkehr analysieren, Fehler suchen und beheben und unsere Dienste verbessern.

Hierin liegt auch unser berechtigtes Interesse gemäß Art 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Wir behalten uns vor, die Protokolldaten nachträglich zu überprüfen, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte der berechtigte Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung besteht. IP-Adressen speichern wir für einen begrenzten Zeitraum in den Logfiles (in der Regel 7 Tage), wenn dies für Sicherheitszwecke erforderlich oder für die Leistungserbringung oder die Abrechnung einer Leistung nötig ist, z. B. wenn Sie eines unserer Angebote nutzen. Nach Abbruch des Vorgangs der Bestellung oder nach Zahlungseingang löschen wir die IP-Adresse, wenn diese für Sicherheitszwecke nicht mehr erforderlich ist. IP-Adressen speichern wir auch dann, wenn wir den konkreten Verdacht einer Straftat im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website haben.

3.3 Cookies

Wir verwenden sogenannte Session-Cookies, um unsere Website zu optimieren. Ein Session-Cookie ist eine kleine Textdatei, die von den jeweiligen Servern beim Besuch einer Internetseite verschickt und auf Ihrer Festplatte zwischengespeichert wird. Diese Datei als solche enthält eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Diese Cookies werden gelöscht, nachdem Sie Ihren Browser schließen. Sie dienen z. B. dazu, dass Sie die Warenkorbfunktion über mehrere Seiten hinweg nutzen können.

Wir verwenden in geringem Umfang auch persistente Cookies (ebenfalls kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden), die auf Ihrem Endgerät verbleiben und es uns ermöglichen, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Diese Cookies werden auf Ihrer Festplatte gespeichert und löschen sich nach der vorgegebenen Zeit von allein. Ihre Lebensdauer beträgt zwischen einem Tag und 14 Monaten. So können wir Ihnen unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer präsentieren und Ihnen beispielsweise speziell auf Ihre Interessen abgestimmte Informationen auf der Seite anzeigen.

Unser berechtigtes Interesse an der Nutzung der Cookies gemäß Art 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO liegt darin, unsere Website nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. In den Cookies werden etwa folgende Daten und Informationen gespeichert:

  • Log-In-Informationen 
  • Spracheinstellungen 
  • eingegebene Suchbegriffe 
  • Informationen über die Anzahl der Aufrufe unserer Website sowie Nutzung einzelner Funktionen unseres Internetauftritts. 

Bei Aktivierung des Cookies wird diesem eine Identifikationsnummer zugewiesen. Eine Zuordnung Ihrer personenbezogenen Daten zu dieser Identifikationsnummer wird nicht vorgenommen. Ihr Name, Ihre IP-Adresse oder ähnliche Daten, die eine Zuordnung des Cookies zu Ihnen ermöglichen würden, werden nicht in dem Cookie gespeichert. Auf Basis der Cookie-Technologie erhalten wir lediglich pseudonymisierte Informationen, beispielsweise darüber, welche Seiten unseres Shops besucht wurden, welche Produkte angesehen wurden, etc.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies vorab informiert werden und im Einzelfall entscheiden können, ob Sie die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen, oder dass Cookies komplett verhindert werden.

3.4 Webanalyse Google Analytics

Unsere Website benutzt den Webanalyse-Dienst Google Analytics, der von der Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA („Google“) angeboten wird.

Google Analytics verwendet Cookies, um Ihre Zugriffsdaten beim Besuch unserer Websites zu erfassen. Die Zugriffsdaten werden von Google in unserem Auftrag zu pseudonymen Nutzungsprofilen zusammengefasst und an einen Google-Server in den USA übertragen. Wir können daher nicht feststellen, welche Nutzungsprofile zu einem bestimmten Nutzer gehören. Anhand der von Google erfassten Daten können wir Sie somit weder identifizieren noch feststellen, wie Sie unsere Websites nutzen. Für den Fall, dass dabei ausnahmsweise personenbezogene Daten in die USA übertragen werden, sind in dem Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit Google die Standardvertragsklauseln der Europäischen Union zum Datenschutz implementiert.

Google wird die durch die Cookies gewonnenen Informationen in unserem Auftrag verwenden, um die Nutzung unserer Websites auszuwerten, Reports über die Website-Aktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Website-Nutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen für uns zu erbringen.

Der Einsatz von Google Analytics erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Diese Einwilligung ist jederzeit ohne Angaben von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Bei Google gespeicherte Daten auf Nutzer- und Ereignisebene, die mit Cookies, Nutzerkennungen (z. B. User ID) oder Werbe-IDs (z. B. DoubleClick-Cookies, Android-Werbe-ID) verknüpft sind, werden nach 14 Monaten anonymisiert bzw. gelöscht. Details hierzu finden Sie hier.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google hier.

3.5 Google Maps

Diese Seite nutzt über eine API den Kartendienst Google Maps. Anbieter ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Zur Nutzung der Funktionen von Google Maps ist es notwendig, Ihre IP Adresse zu speichern. Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Der Anbieter dieser Seite hat keinen Einfluss auf diese Datenübertragung.

Die Nutzung von Google Maps erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote und einer leichten Auffindbarkeit der von uns auf der Website angegebenen Orte. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dar.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de.

3.6 Vimeo

Diese Website nutzt Plugins des Videoportals Vimeo. Anbieter ist die Vimeo Inc., 555 West 18th Street, New York, New York 10011, USA.

Wenn Sie eine unserer mit einem Vimeo-Plugin ausgestatteten Seiten besuchen, wird eine Verbindung zu den Servern von Vimeo hergestellt. Dabei wird dem Vimeo-Server mitgeteilt, welche unserer Seiten Sie besucht haben. Zudem erlangt Vimeo Ihre IP-Adresse. Dies gilt auch dann, wenn Sie nicht bei Vimeo eingeloggt sind oder keinen Account bei Vimeo besitzen. Die von Vimeo erfassten Informationen werden an den Vimeo-Server in den USA übermittelt.

Wenn Sie in Ihrem Vimeo-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie Vimeo, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem Vimeo-Account ausloggen.

Die Nutzung von Vimeo erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dar. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde (z. B. eine Einwilligung zur Speicherung von Cookies), erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Vimeo unter: https://vimeo.com/privacy.

3.7 Youtube

Diese Website bindet Videos von YouTube ein. Betreiber der Seiten ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Wir nutzen YouTube im erweiterten Datenschutzmodus. Dieser Modus bewirkt laut YouTube, dass YouTube keine Informationen über die Besucher auf dieser Website speichert, bevor diese sich das Video ansehen. Die Weitergabe von Daten an YouTube-Partner wird durch den erweiterten Datenschutzmodus hingegen nicht zwingend ausgeschlossen. So stellt YouTube – unabhängig davon, ob Sie sich ein Video ansehen – eine Verbindung zum Google DoubleClick-Netzwerk her.

Sobald Sie ein YouTube-Video auf dieser Website starten, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt. Dabei wird dem YouTube-Server mitgeteilt, welche unserer Seiten Sie besucht haben. Wenn Sie in Ihrem YouTube-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie YouTube, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem YouTube-Account ausloggen.

Des Weiteren kann YouTube nach Starten eines Videos verschiedene Cookies auf Ihrem Endgerät speichern. Mit Hilfe dieser Cookies kann YouTube Informationen über Besucher dieser Website erhalten. Diese Informationen werden u. a. verwendet, um Videostatistiken zu erfassen, die Anwenderfreundlichkeit zu verbessern und Betrugsversuchen vorzubeugen. Die Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen.

Gegebenenfalls können nach dem Start eines YouTube-Videos weitere Datenverarbeitungsvorgänge ausgelöst werden, auf die wir keinen Einfluss haben.

Die Nutzung von YouTube erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dar. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde (z. B. eine Einwilligung zur Speicherung von Cookies), erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Weitere Informationen über Datenschutz bei YouTube finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter: https://policies.google.com/privacy?hl=de.

3.8 Daten zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten benötigen, etwa Name, Adresse, E-Mail-Adresse, bestellte Produkte/Veranstaltungsleistungen, Rechnungs- und Zahlungsdaten. Die Erhebung dieser Daten ist für den Vertragsschluss und die Vertragsdurchführung erforderlich.

Die Löschung der Daten erfolgt nach Ablauf der Gewährleistungs- und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Daten, die mit einem Nutzerkonto verknüpft sind (siehe unten), bleiben für die Zeit der Führung dieses Kontos erhalten.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, denn diese Daten werden benötigt, damit wir unsere vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber erfüllen können.

Um Ihre Anmeldung als Delegierter oder Volunteer zu erleichtern, verwenden wir als Customer Relationship Platform (CRM) Monday.com Inc. mit Sitz in 26 West 17th Street, New York, New York 10011.

Monday.com wird als Kontaktdatenbank sowie als kollaborativer Arbeitsbereich verwendet, um die Kommunikation und Aufgaben mit den Schlüsselpersonen jeder Delegation sowie potenziell mit anderen Teilnehmergruppen zu verfolgen. Wir verwenden das Enterprise-Abonnement, das garantiert, dass Ihre Daten nur in Deutschland gehostet werden.

Das Sicherheitsmodell und die Kontrollen von Monday.com basieren auf internationalen Standards und industriellen Best Practices, wie ISO 27001, ISO 27018 und OWASP Top 10.

Die Systeme werden bei Amazon Web Services (AWS) in Deutschland gehostet, was Monday.com ermöglicht, einen zuverlässigen Service unter DSGVO-Bestimmungen anzubieten.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Monday.com finden Sie in der Datenschutzerklärung unter: https://monday.com/l/privacy/privacy-policy/.

3.9 Bewerbungsverfahren

Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zum Zwecke der Auswahl geeigneter Kandidaten. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO iVm § 36 BDSG. Ihre Daten werden intern an die an der Entscheidung zur Besetzung der jeweiligen Stellen beteiligten Führungskräfte weitergegeben, sowie ggf. an die Personalvertretung, an die Gleichstellungsbeauftragte und an die Vertretung schwerbehinderter Menschen. Eine Weitergabe an Dritte oder in Drittstaaten findet nicht statt. Ihre Daten werden im Falle einer Absage spätestens 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht Die Aufbewahrung im Rahmen dieser Fristen ist für den Fall etwaiger Klagen (v. a. etwaige Geltendmachung von Ansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz) aus Rechtsgründen erforderlich. Die Erhebung der Daten ist für das Zustandekommen eines Vertrages zwischen Ihnen und uns erforderlich. Wird während des Bewerbungsverfahrens die Löschung der Bewerbungsdaten begehrt, wird dies als Rücknahme der Bewerbung gewertet.

Im Falle einer Onlinebewerbung nutzt Special Olympics World Games Berlin 2023 Organizing Committee gGmbH die HR-Software Personio von der Personio GmbH, Rundfunkplatz 4, 80335 München. Bei Nutzung der Onlinebewerbung gelten daher die Datenschutzbedingungen des Softwareanbieters.

3.10 Bewerbungsformular für Projekt „170 Nationen – 170 inklusive Kommunen / Host Town Program”

Im Rahmen der Bewerbung für das Projekt „170 Nationen – 170 inklusive Kommunen / Host Town Program” verarbeiten wir ausschließlich diejenigen Daten, die Sie über das Registrierungsformular unter www.berlin2023.org/hosttown eingetragen und an uns übermittelt haben (z.B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer). Die Verarbeitung erfolgt zum Zwecke der Durchführung des Auswahlprozesses, insb. um eine Rückmeldung über eine (Nicht-)Teilnahme am Host Town Program geben zu können sowie im Falle einer Teilnahme zur Kontaktaufnahme zwecks der Vorbereitung des Host Town Program.

Die Verarbeitung der in das Bewerbungsformular eingegebenen Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses i. S. v. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an die Personen innerhalb der Special Olympics World Games Berlin 2023 Organizing Committee gGmbH sowie Special Olympics Deutschland e.V. weiter, die im Rahmen des Projekts „170 Nationen – 170 inklusive Kommunen / Host Town Program” aktiv sind. Eine Weitergabe erfolgt insbesondere an alle Jurymitglieder. Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten in Deutschland und im europäischen Ausland verarbeitet. Findet ausnahmsweise eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (sog. Drittstaaten) statt, geschieht dies nur, soweit durch bestimmte Schutzmaßnahmen sichergestellt ist, dass hierfür ein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Typischerweise ergreifen wir dazu folgende Schutzmaßnahmen:

Weitere Informationen über Drittstaattransfers oder Kopien dieser Maßnahmen können Sie unter den genannten Konktaktadressen erhalten.

Wir speichern Ihre Daten nur solange dies zur Durchführung des Host Town Program erforderlich ist. Im Falle einer Nichtteilnahme am Host Town Program werden Ihre personenbezogenen Daten spätestens drei Jahre nach Erteilung der Absage gelöscht. Bei einer Teilnahme am Host Town Program werden Ihre personenbezogenen Daten innerhalb von drei Jahren nach Ende der Special Olympic Games in Berlin gelöscht. Eine darüberhinausgehende Speicherung erfolgt nur sofern ein beiderseitiges Interesse an einer darüberhinausgehenden Partnerschaft besteht.

3.11 Bewerbungsformular für Projekt „Special Olympics Festival”

Im Rahmen der Bewerbung für das Projekt „Special Olympics Festival” verarbeiten wir ausschließlich diejenigen Daten, die Sie über das Registrierungsformular unter https://form-eu.123formbuilder.com/49414// eingetragen und an uns übermittelt haben (z.B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer).

Die Verarbeitung erfolgt zum Zwecke der Durchführung des Auswahlprozesses, insb. um eine Rückmeldung über eine (Nicht-)Teilnahme am Special Olympics Festival geben zu können sowie im Falle einer Teilnahme zur Kontaktaufnahme zwecks der Vorbereitung des Special Olympics Festival.

Die Verarbeitung der in das Bewerbungsformular eingegebenen Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses i. S. v. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an die Personen innerhalb der Special Olympics World Games Berlin 2023 Organizing Committee gGmbH sowie Special Olympics Deutschland e.V. weiter, die im Rahmen des Projekts „Special Olympics Festival” aktiv sind. Eine Weitergabe erfolgt insbesondere an alle Mitarbeitenden der Bereiche „Non-Sports Events“ des und „Veranstaltungs- & Prozessmanagament“.

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten in Deutschland und im europäischen Ausland verarbeitet. Findet ausnahmsweise eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (sog. Drittstaaten) statt, geschieht dies nur, soweit durch bestimmte Schutzmaßnahmen sichergestellt ist, dass hierfür ein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Typischerweise ergreifen wir dazu folgende Schutzmaßnahmen:

  • Ausnahmen nach Art. 49 DSGVO: Sonstige Empfänger.

Weitere Informationen über Drittstaattransfers oder Kopien dieser Maßnahmen können Sie unter den genannten Kontaktadressen erhalten.

Wir speichern Ihre Daten nur solange dies zur Durchführung des Special Olympics Festival erforderlich ist. Im Falle einer Nichtteilnahme am Special Olympics Festival werden Ihre personenbezogenen Daten spätestens drei Jahre nach Erteilung der Absage gelöscht. Bei einer Teilnahme am Special Olympics Festival werden Ihre personenbezogenen Daten innerhalb von drei Jahren nach Ende der Special Olympic Games in Berlin gelöscht. Eine darüberhinausgehende Speicherung erfolgt nur sofern ein beiderseitiges Interesse an einer darüberhinausgehenden Partnerschaft besteht.

3.12 Anfragen per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unseren berechtigten Interessen Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, da wir ein berechtigtes Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen haben.

3.13 Anfragen über das Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

3.14 Newsletter

Wenn Sie den auf der Website angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Weitere Daten werden nicht bzw. nur auf freiwilliger Basis erhoben. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand der angeforderten Informationen und geben sie nicht an Dritte weiter.

Die Verarbeitung der in das Newsletteranmeldeformular eingegebenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen, etwa über den „Austragen“-Link im Newsletter. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletter-Bezugs bei uns hinterlegten Daten werden von uns bis zu Ihrer Austragung aus dem Newsletter bei uns bzw. dem Newsletteranbieter Sendinblue GmbHgespeichert und nach der Abbestellung des Newsletters aus der Newsletterverteilerliste gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden bleiben hiervon unberührt.

Nach Ihrer Austragung aus der Newsletterverteilerliste wird Ihre E-Mail-Adresse bei uns bzw. dem Newsletteranbieter ggf. in einer Blacklist gespeichert, um künftige Mailings zu verhindern. Die Daten aus der Blacklist werden nur für diesen Zweck verwendet und nicht mit anderen Daten zusammengeführt. Dies dient sowohl Ihrem Interesse als auch unserem Interesse an der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben beim Versand von Newslettern (berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Die Speicherung in der Blacklist ist zeitlich nicht befristet. Eine endgültige Löschung Ihrer E-Mail-Adresse auch aus der Blacklist erfolgt nur, wenn Sie Ihr Recht auf Löschung geltend machen.

Sie können der Speicherung widersprechen, sofern Ihre Interessen unser berechtigtes Interesse überwiegen.

Der Versand eines weiteren Newsletters erfolgt über "MailChimp", einer Newsletter-Versandplattform des US-Anbieters Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce De Leon Ave NE #5000, Atlanta, GA 30308, USA.

Die E-Mail-Adressen unserer Newsletter-Empfänger sowie deren weitere hier beschriebenen Daten, werden auf den Servern von MailChimp in den USA gespeichert. MailChimp nutzt diese Informationen, um in unserem Auftrag den Newsletter zu versenden und auszuwerten. Darüber hinaus kann MailChimp diese Daten nach eigenen Angaben zur Optimierung oder Verbesserung der eigenen Dienste nutzen, z.B. zur technischen Optimierung des Versandes und der Darstellung der Newsletter oder zu wirtschaftlichen Zwecken, um festzustellen, aus welchen Ländern die Empfänger kommen. MailChimp nutzt die Daten unserer Newsletter-Empfänger jedoch nicht, um diese selbst anzuschreiben oder an Dritte weiterzugeben.

Die Datenschutzbestimmungen von MailChimp finden Sie hier: https://mailchimp.com/legal/privacy.

3.15 (Online-) Umfragen

Um Ihre im Rahmen einer (Online-) Umfrage an uns übermittelten Daten veröffentlichen zu können, müssen wir Ihre Daten verarbeiten und speichern. Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen einer (Online-) Umfrage zum Zwecke Ihrer Vorstellung auf den Kanälen der Special Olympics World Games Berlin 2023 und von Special Olympics Deutschland e.V. (Website, Social Media, Newsletter, Print und Pressemitteilungen). Zu den Social-Media-Kanälen gehören: Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn und YouTube. Die Vorstellung kann die Veröffentlichung Ihrer an uns übermittelten Antworten und Fotos enthalten. Ihre angegebenen Kontaktdaten werden lediglich zur Bearbeitung und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung der im Rahmen einer (Online-) Umfrage von Ihnen eingegebenen und übermittelten Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. I lit. a) DSGVO.

Die von Ihnen im Rahmen einer (Online-) Umfrage eingegebenen und übermittelten Daten werden von uns bzw. unseren Anbietern zur Online-Fragebogenerstellung gespeichert. Zu diesen Anbietern zählen 123Formbuilder und Microsoft Forms. Ihre Daten werden gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

4. Speicherdauer

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie es notwendig ist, um die beschriebenen Zwecke erfüllen zu können. Die Prüfung der hierfür erforderlichen Zeiträume erfolgt durch eine sorgfältige Abwägung, im Rahmen derer wir die Erforderlichkeit der Datenverarbeitung genau prüfen:

  • Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung, so geschieht dies längstens bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.
  • Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, geschieht dies längstens bis zu Ihrem berechtigten Widerspruch.
  • Darüber hinaus bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten nur auf, soweit dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften erforderlich ist. Die wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) und betragen sechs bzw. zehn Jahre. Die gesetzlichen Verjährungsfristen können gem. §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen werden wir Ihre personenbezogenen Daten auf sichere Weise löschen oder anonymisieren.

5. Ihre Rechte als von der Datenverarbeitung Betroffener

Als Nutzer unseres Internet-Angebots haben Sie nach der DSGVO verschiedene Rechte, die sich insbesondere aus Art. 15 bis 18, 31 DSGVO ergeben:

5.1 Recht auf Widerruf

Sie haben nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

5.2 Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft gem. Art. 15 DSGVO über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Bitte beachten Sie, dass Ihr Auskunftsrecht unter bestimmten Umständen gemäß der gesetzlichen Vorschriften (insbesondere § 34 BDSG) eingeschränkt sein kann.

5.3 Recht auf Berichtigung

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DSGVO eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

5.4 Recht auf Löschung

Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

5.5 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben im Rahmen der Vorgaben des Art. 18 DSGVO das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.

5.6 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben nach Art. 20 DSGVO das Recht, Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbarem Format zu erhalten.

5.7 Recht auf Widerspruch

Sie haben nach Art. 31 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht immer nachkommen, z. B. wenn uns Rechtsvorschriften im Rahmen unserer amtlichen Aufgabenerfüllung zur Verarbeitung verpflichten.

5.8 Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet haben, können Sie sich mit einer Beschwerde an die Berliner Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstraße 219 (Besuchereingang Puttkamerstraße 16-18 (5. Etage), 10969 Berlin, Telefon: +49 30 13 889-0, Internet: https://www.datenschutz-berlin.de, wenden.

5.9 Automatisierte Entscheidungen einschließlich Profiling

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Eine automatisierte Entscheidungsfindung auf der Grundlage der erhobenen personenbezogenen Daten findet nicht statt.

6. Datensicherheit

Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und des Ausmaßes der Bedrohung der Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen und elektronischen Zugangs zu den Daten als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, der Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, die Löschung von Daten und Reaktionen auf die Gefährdung der Daten gewährleisten. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes, durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen.

SSL-Verschlüsselung (https): Um ihre via unser Online-Angebot übermittelten Daten zu schützen, nutzen wir eine SSL-Verschlüsselung. Sie erkennen derart verschlüsselte Verbindungen an dem Präfix https:// in der Adresszeiele Ihres Browsers.

Da die Sicherheit von Kommunikationen per E-Mail nicht immer gewährleistet werden kann, gebe bitte in Deinen E-Mails an uns keine Kreditkartendaten oder andere sensible Daten an (z.B. über die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, Religion, Gesundheit u. A.). Die Datensicherheitsmaßnahmen werden im Rahmen unseres Qualitätsmanagements stetig angepasst. Wir gewährleisten jedoch nicht, dass unser Angebot zu bestimmten Zeiten zur Verfügung steht; Störungen, Unterbrechungen oder Ausfälle können nicht ausgeschlossen werden. Die von uns verwendeten Server werden regelmäßig sorgfältig gesichert.

7. Übermittlung von personenbezogenen Daten an Drittstaaten und die Weitergabe an Dritte.

7.1 Übermittlung an Drittstaaten

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten in Deutschland und im europäischen Ausland verarbeitet. Findet ausnahmsweise eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes (sog. Drittstaaten) statt, geschieht dies nur, soweit durch bestimmte Schutzmaßnahmen sichergestellt ist, dass hierfür ein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Typischerweise ergreifen wir dazu folgende Schutzmaßnahmen:

Weitere Informationen über Drittstaattransfers oder Kopien dieser Maßnahmen können Sie unter den genannten Kontaktadressen erhalten.

7.2 Weitergabe der Daten an Dritte

Für den Fall, dass wir bestimmte Teile der Datenverarbeitung auslagern („Auftragsverarbeitung“), verpflichten wir Auftragsverarbeiter  (Sendinblue GmbH, Personio GmbH, Rosterfy PTY LTD, New Media Warehouse Limited, vivenu GmbH) vertraglich dazu, personenbezogene Daten nur im Einklang mit den Anforderungen der Datenschutzgesetze zu verwenden und den Schutz der Rechte der betroffenen Person zu gewährleisten. Eine Datenübertragung an Stellen oder Personen außerhalb der EU findet nicht statt und ist nicht geplant.

8. Kinder und Jugendliche

Personen unter 16 dürfen ohne Zustimmung der Erziehungsberechtigten keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln. Wir fordern von diesen auch keine personenbezogenen Daten an, sammeln diese nicht und geben sie nicht an Dritte weiter.

9. Social Media

Auf der Webseite von uns werden auch die Logos von Social Media Anbietern eingeblendet. Diese Logos bzw. Icons fungieren als externe Links, sodass ohne Klick auf eines der Icons keine personenbezogenen Informationen an einen dieser Anbieter übertragen werden. Wenn der Nutzer auf eines der Logos klickt, wird er auf die Webseite des jeweiligen Anbieters weitergeleitet. Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die jeweiligen Anbieter finden Sie in deren Datenschutzerklärungen:

  • Facebook: Die Datenrichtlinie von Facebook finden Sie hier
  • Instagram: Die Datenschutzrichtlinie von Instagram finden Sie hier
  • LinkedIn: Die Datenschutzrichtlinie von Instagram finden Sie hier
  • Youtube: Die Datenschutzrichtlinie von Youtube finden Sie hier
  • Xing: Die Datenschutzerklärung von Xing finden Sie hier
  • Twitter: Die Datenschutzerklärung von Twitter finden Sie hier

Sofern Sie nicht möchten, dass die genannten Sozialen Netzwerke personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, klicken Sie die genannten Buttons bitte nicht an.

10. Datenschutzbeauftragter

Sollten Sie noch Fragen oder Bedenken zum Datenschutz haben, so wenden Sie sich bitte schriftlich oder in elektronischer Form an unseren Datenschutzbeauftragten: Special Olympics World Games Berlin 2023 Organizing Committee gGmbH, zu Händen des Datenschutzbeauftragten, E-Mail: datenschutz@berlin2023.org

Auf Landesebene können Sie sich bei Fragen zum Datenschutz an die Berliner Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstraße 219 (Besuchereingang Puttkamerstr. 16-18 [5. Etage]), 10969 Berlin, Telefon: +49 30 13 889-0, Internet: https://www.datenschutz-berlin.de wenden.

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